Communicatieadvies voor de Utrechtse Reddingsbrigade

Vanaf augustus heb ik samen met drie teamgenoten in opdracht van Adviesbureau Scompany gewerkt aan een communicatieadvies rappport voor de Utrechtse Reddingsbrigade. Maandag 27 oktober hebben wij het uiteindelijke plan gepresenteerd in de thuisbasis van de URB; Zwembad de Kwakel te Utrecht. Na de click-through een korte samenvatting van het gehele project en de bijbehorende presentatie.

Zolang niet iedereen kan zwemmen, moet iedere zwemmer kunnen redden

De URB is een vrijwillige organisatie die haar leden opleidt tot reddingszwemmers en hulpverleners te water. Die leden die voldoende opgeleid zijn kunnen meehelpen bij bewakingen. Tijdens deze bewakingen ondersteunt de URB organisaties die evenementen organiseren op of rond het water zoals concerten, jaarmarkten of de intocht van Sinterklaas.

Trapongeluk

Door het trapongeluk op de Oude gracht in 2006 heeft de Gemeente Utrecht en de Brandweer Utrecht kennis gemaakt met de hiervoor onbekende Utrechtse Reddingsbrigade. Sindsdien heeft verplicht de Gemeente Utrecht organisatoren van evenementen op of rond het water de URB in te schakelen. Hierdoor is de vraag naar de diensten van de URB toegenomen.

Te weinig leden

De URB verrichte het afgelopen jaar ongeveer 20 bewakingen. Het probleem is echter dat er te weinig leden  gediplomeerd zijn om mee te helpen tijdens de bewakingen. Dat is de reden dat de URB het Adviesbureau Scompany gevraagd heeft advies te geven over hun ledenwerving. Hierbij hebben zij een duidelijke opdracht geformuleerd: wij willen meer leden.

Relatief veel leden

Na ons onderzoek kwamen we tot een opvallend resultaat. In vergelijking met andere brigades (in o.a. Culemborg, den Bosch en Almere) heeft de URB relatief gezien veel leden. Het probleem van de URB is juist dat er te weinig leden actief en gediplomeerd zijn. Ongeveer zijn er slechts 23 van de 90 leden actief en bereid mee te helpen bij bewakingen. In gesprekken met de niet-actieve leden bleek dat zij zich gemotiveerd voelen om mee te helpen door achterblijvende communicatie: het is niet duidelijk wat de URB precies doet, wanneer de activiteiten plaatsvinden en wat de URB van haar leden verwacht.

Potentieel ledenbestand

Uitgaande van het potentieel dat het ledenbestand van de URB biedt is ons uiteindelijke communicatieadvies vooral gericht op het benutten van de overige leden. De overige leden kunnen opgeleid worden zodat ze ook kunnen helpen tijdens de bewakingen, maar kunnen ook ingezet worden voor het contact met de pers, sponsoren of de gemeente.

Storytelling

De URB moet communiceren wat zij doet, en waarom zij belangrijk is. Door (meer) leden intensief te informeren zullen de overige leden enthousiast worden om ook deel te nemen aan de bewakingen en activiteiten (proud to be a member of). Door deze proactieve communicatiehouding zal de urgentie en potentie van de URB ook opgepikt worden door de pers, de Gemeente Utrecht en haar inwoners. Vanuit die strategische basis hebben wij de volgende adviezen gepresenteerd:

Communicatie commissie

Een commissie waarin alle communicatietaken samenkomen om consistentie en samenwerking te bereiken. Deze commissie moet vertegenwoordigd zijn in het bestuur en omvat de volgende verantwoordelijkheden: Website, Clubblad, Sponsoring, Public Affairs, PR en de ledenfunctionaris.

De ledenfunctionaris

De ledenfunctionaris motiveert en enthousiasmeert leden zich in te zetten voor de URB en doet onderzoek naar de achtergronden en mogelijkheden van het ledenbestand.

Vernieuwde website

Een actuele website moet ervoor zorgen dat iedereen het laatste nieuws van de URB kan lezen en zich kan inschrijven voor de activiteiten. Tevens moet de website geclusterde informatie aanbieden voor pers, potentiële en nieuwe leden, sponsoren en afnemers.

Sponsorplan

We hebben een sponsorplan opgesteld om de URB te helpen aan financiële middelen en maatschappelijk belang.

Public Affairs Plan

Om daadkrachtiger te communiceren met de Gemeente Utrecht hebben we een Public Affairs Plan opgesteld.

Jeugdledenwerving

Om de URB aantrekkelijker te maken voor de Utrechtse jeugd hebben we enkele aanpassingen voor het wervingsbeleid geadviseerd.

De URB Open dag

Een Open dag met hulp van Reddingsbrigade Nederland zorg voor aandacht van de pers, is een uitgelezen kans om politici en sponsoren uit te nodigen en draagt bij aan de naamsbekendheid van de URB.

Een enthousiaste URB

Ons adviesrapport en onze presentatie is met veel enthousiasme ontvangen door de URB. De aankomende maanden zal blijken of de URB de adviezen overneemt. Hieronder de presentatie zoals gegeven bij de URB.